鮮川：項目管理信息系統(tǒng)要用到實處，為企業(yè)創(chuàng)造價值

作者/中建二局第三建筑工程有限公司信息中心主任 鮮川

隨著中建二局三公司管理規(guī)模的不斷擴張，公司的管理人員由5年前的3000多名增加到8000名；經營區(qū)域由華北、華中、華南擴大到華西；最大管理半徑由500公里延長到2000公里，傳統(tǒng)管理模式和手段對全公司所有項目的有效管理越來越困難。同時，建筑市場競爭越來越激烈，建筑工程施工利潤越來越薄，如果不能對項目實施精細化管控，繼續(xù)沿用粗放式管理模式，將很難在建筑施工市場生存。為此，公司制定了用信息化手段輔助施工管理的戰(zhàn)略。

信息技術在標準化管理、高效率管控、統(tǒng)計分析、趨勢預測等方面具備先天的優(yōu)勢。將其應用于項目管理，能在公司所有項目實現(xiàn)標準化管理，規(guī)范各級管理人員的工作行為，使公司各項管理制度得到精準落地，使各分公司、各項目部實現(xiàn)均質化發(fā)展；能顯著提高各級管理人員的管理效率；能對施工管理各環(huán)節(jié)進行精確約束、實時監(jiān)督及完整高效的統(tǒng)計分析，使精細化管理思想得以落實。

一、項目管理信息系統(tǒng)建設目標

1、階段目標

（1）2015年，完成項目管理系統(tǒng)開發(fā)及試點項目上線工作。

（2）2016年，項目管理系統(tǒng)全面上線，覆蓋公司所有在施項目。

（3）2017年，實現(xiàn)項目管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)整合，實現(xiàn)項目管理系統(tǒng)與云筑網集成。

（4）2018年，實現(xiàn)項目管理系統(tǒng)與P6系統(tǒng)集成。

（5）2019年，實現(xiàn)項目管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)集成，最終實現(xiàn)全公司一體化綜合信息管理平臺。

2、功能目標

（1）構建管理層次清晰，業(yè)務功能完善，數(shù)據關聯(lián)嚴謹，能夠切實滿足公司實際管理需要的項目管理系統(tǒng)。

（2）能夠對施工過程中的成本管理進行精準的過程控制。

（3）建立完整的經濟、生產管理業(yè)務流程，實現(xiàn)各類業(yè)務的閉環(huán)管理。

（4）與項目計劃管理平臺集成，建立完整的履約分級管控模式，對項目履約進行分級管控，確保項目履約。

（5）建立完整的風險分級管控功能，對項目各級各類風險尤其是經濟運行風險進行全面跟蹤管理，顯著降低項目風險。

（6）與OA系統(tǒng)實現(xiàn)完全整合，全面引入手機審批功能，提高系統(tǒng)的易用性，提升全公司的信息化管理效率。

二、項目管理信息系統(tǒng)選型

中建二局三公司在項目管理信息系統(tǒng)實施前對中建股份內部及國內其它知名建筑企業(yè)進行了廣泛調研，從系統(tǒng)先進性、實用性、可擴展性等方面進行了深入分析，對意向軟件公司進行了深入接觸，最終選擇了廣聯(lián)達公司的GEPS系統(tǒng)。

本系統(tǒng)以廣聯(lián)達T6為基礎平臺，與公司目前正在應用的OA系統(tǒng)一致。系統(tǒng)的成本管理核心思路與公司的商務管控相吻合，并與目前國內廣泛應用的廣聯(lián)達預算軟件生成的文件能夠無縫集成。同時，該公司也是中建股份公司云筑網的前身集采系統(tǒng)的開發(fā)單位，全面支持云筑網集成。

三、項目管理信息系統(tǒng)建設方案及實施歷程回顧

1、整體方案

中建二局三公司的項目管理系統(tǒng)以云、大數(shù)據、物聯(lián)網、移動互聯(lián)網等技術為基礎，運用現(xiàn)代項目管理理念，面向施工項目建造全過程，滿足項目管理層和公司層管理項目的需求，全面提升項目成本管理能力，并最終為打造盈利項目提供堅實保障。

該系統(tǒng)不僅管理項目收入，還在如何控制各條業(yè)務線上的成本支出方面給出方案。應用中既有執(zhí)行層面的一線業(yè)務托管，又有公司層面的細節(jié)監(jiān)控管理；既提供崗位應用價值，又實現(xiàn)整體應用效益；既把核心業(yè)務管理到位，又把項目整體進行系統(tǒng)拖管；既管理項目成本線，又管理資金收支線。整體解決方案面向施工建造全過程，將在規(guī)范業(yè)務流程管理、員工技能提升、服務最終客戶等方面為項目管理人員提供全方位的支持。

2、實施過程

中建二局三公司在推進項目管理系統(tǒng)建設中遵循了循序漸進、以點帶面、公司（分公司及項目部）全面聯(lián)動的原則：

由各體系對自身的業(yè)務進行了全面梳理，明確公司、分公司、項目部各級管理機構及管理人員的職責、工作內容；明確所有業(yè)務的數(shù)據、表單及流程；明確核心業(yè)務的管控思路。

組織公司、分公司及項目部人員對GEPS系統(tǒng)標準版進行了全面分析，找出與公司實際管理相吻合及不相符的功能點，對不相符的功能點提出改造方案及業(yè)務模型。

軟件公司根據公司提出的改造方案對GEPS系統(tǒng)進行了二次開發(fā)，公司各體系組織相關人員對改造后的系統(tǒng)進行了全面測試，對系統(tǒng)BUG及功能誤差進行了完善。公司在各分公司分別選擇了兩個項目作為試點項目，對系統(tǒng)進行了長達半年的試用，在試用過程中對系統(tǒng)功能進行了進一步完善。

公司信息中心對系統(tǒng)中包括組織機構、人員賬號、角色分配、功能授權、管控參數(shù)等各類基礎數(shù)據進行了初始化錄入。同時，公司各體系組織項目管理相關人員對系統(tǒng)應用進行了全面培訓。在這個階段中，全公司各項目全面應用項目管理信息系統(tǒng)，線下、線上業(yè)務同步運行；三個月后，線下業(yè)務逐步退出，線上業(yè)務全部獨立運行。

3、業(yè)務平臺功能

（1）首頁監(jiān)控：覆蓋項目管理業(yè)務，兩級監(jiān)控。企業(yè)級展示公司整體核心業(yè)務情況的動態(tài)監(jiān)控，如新簽合同額、完成產值、在建項目、投標跟蹤項目、審核代辦、風險預警等內容；項目級展示項目的各項核心目標的執(zhí)行情況，如合同金額、目標責任成本、利潤目標、稅負目標、成本與資金分析等。

（2）移動應用：隨時隨地，一手掌握。公司領導隨時隨地可通過移動端查閱公司、重點項目經營數(shù)據及批閱單據。流程中心中待審批單據分類清晰，多維度查詢定位功能可快速定位到要審批的單據，同時簡潔方便的查看單據的各項信息，包括附件查看。掃二維碼查看單據功能可方便用戶進行紙質單據的防偽檢查，保證數(shù)據真實性。

（3）線上審核流程：公司的核心管理流程全部在線運行。流程配置靈活，可配置復雜的審批流程，如會簽、條件判斷等，以及設置督辦、超時提醒、抄送等，流程流轉情況直觀易監(jiān)控。

（4）管控參數(shù)：系統(tǒng)提供豐富的業(yè)務管控參數(shù)，變被動管理為主動管理。支持嚴管、受控管，使公司的管理制度能用信息化方式來落地，并且可滿足各類施工企業(yè)不同類型的管控需求，以及同一企業(yè)在不同階段的管控要求。

（5）風險預警：不同企業(yè)可根據自身管理需求，靈活設置預警條件、預警提示對象，系統(tǒng)會自動觸發(fā)并及時通知相關人員。除了消息預警，系統(tǒng)還可提供標紅預警，對超條件的數(shù)據記錄進行標紅顯示。

（6）打印報表：系統(tǒng)支持根據企業(yè)的日常業(yè)務單據樣式，靈活訂制符合本企業(yè)的管理制度報表，比如入庫單、結算單、會簽單等，實現(xiàn)日常業(yè)務單據全部在線上審批、線上打印，形成企業(yè)的工作平臺，提高企業(yè)運行效率。

（7）價格平臺：通過實際業(yè)務數(shù)據積累，系統(tǒng)自動形成資源的價格平臺，如材料采購價格平臺、分包價格平臺。系統(tǒng)支持直鏈廣材網，一鍵查看市場價和信息價。同時也可查看項目真實的合同價、結算價，以及同一種材料在不同項目的價格差異。系統(tǒng)自動形成價格趨勢分析，為招投標時的價格提供參考依據。

（8）打通集成：靈活的擴展性，支持與各種專業(yè)應用系統(tǒng)和業(yè)界主流軟件相集成，如協(xié)同辦公系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、集采系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、智慧工地系統(tǒng)、BIM5D等，實現(xiàn)信息自動傳遞，數(shù)據自動打通，形成一體化解決方案。

4、業(yè)務系統(tǒng)功能

中建二局三公司從投標開始的各項項目管理業(yè)務均在系統(tǒng)內完成，下面就四個核心應用內容作簡要介紹：

（1）成本管理：可根據中標合同預算與項目簽訂目標責任合同，通過目標責任成本實時掌握合同風險。項目部根據目標責任合同制定項目的計劃成本作為實際成本管控的依據，實際成本發(fā)生過程中，項目部可實時了解到項目存在的管控風險。公司也可根據項目實際發(fā)生的成本，實時掌握企業(yè)的盈虧風險和管控風險。

（2）物資管理：物資管理主要完成項目的物資采購、供應、儲存、使用、處置等全過程管理，確保按時、按質、按量滿足項目物資需求，控制物資成本。對材料數(shù)量，可實現(xiàn)按計劃管控，控制需用計劃量不超總量計劃量或部位計劃量等。對材料價格，可管控合同價超預算價或測算價時標紅預警。同時可通過查詢材料價格平臺來實時掌握各個項目真實的采購價格，實現(xiàn)價格共享和對比。對合同、入庫、結算等業(yè)務環(huán)節(jié)，實現(xiàn)價稅分離，滿足營改增后無稅價進材料成本的需求。軟件自動生成材料收發(fā)存明細臺賬，及時掌握材料采購、消耗及庫存情況。

（3）分包管理：分包管理包含對勞務分包和專業(yè)分包的管理，主要包括分包商的準入以及合格名錄管理，以及分包合同的審批、簽訂、變更、過程結算、最終結算、付款等全過程管理。對分包用量可控制結算量不超合同量，避免結算時結超。對分包價格可控制合同價超指導價時標紅預警，同時可以通過查詢分包價格平臺來實時掌握各個項目真實的分包價格，實現(xiàn)價格共享和對比。

（4）資金管理：資金管理主要實現(xiàn)資金計劃管理以及資金計劃執(zhí)行情況分析，可通過管控資金支出不能超資金計劃來實現(xiàn)按計劃付款。同時可管理項目的資金收入、資金支出情況，對項目的資金收支情況進行多維度分析，如欠收、欠付、工程收款比例、累計付款比例等等。同時可加強對付款申請的審批，可管控累計付款金額不能超累計結算金額，避免資金超付現(xiàn)象。對管理項目的各類間接費用和其他直接費用進行過程管控，并及時掌握項目的費用情況。

四、項目管理信息系統(tǒng)建設成效

截至目前，中建二局三公司的項目管理信息系統(tǒng)功能已基本完善，在公司所有項目得到了深入應用，公司各體系的核心業(yè)務基本實現(xiàn)了信息化管控。信息化建設的最終目的是為項目和公司盈利服務，隨著近幾年信息系統(tǒng)的深入應用，其對盈利能力的促進作用已日益顯現(xiàn)出來：

第一，工作效率明顯提高。隨著信息系統(tǒng)的深入應用，中建二局三公司各體系的工作效率較早些年已有明顯提高，集中體現(xiàn)在審批效率、業(yè)務效率、信息反饋效率等方面。

第二，項目管理日益規(guī)范。公司、分公司、項目部三級管理架構清晰，策劃、實施、評價三段式管理模式井然有序。標準化管理模式在全公司所有項目得到貫徹落實，項目盈利能力得到均衡發(fā)展，從某種程度上解決了均質化管理問題。

第三，盈利能力逐年增強。近幾年，中建二局三公司無論是合同額、施工產值還是營業(yè)利潤均逐年上升，始終位于中建股份公司下屬號碼公司的前列。

五、信息化建設經驗總結

在公司大力發(fā)展信息化建設的過程中，我們也總結了以下五個方面的經驗：

第一，信息化建設需要足夠的資金支持。自2014年以來，中建二局三公司每年應用于信息化建設的資金持續(xù)保持在200萬元左右。

第二，信息化建設需要公司各級領導尤其是高層領導的高度重視，否則很難推動。中建二局三公司為有效推進信息化建設，成立了以總經理為組長的信息化領導小組，公司總會計師為分管領導，親自督導信息化的各項推進工作。

第三，信息化建設不只是信息中心一個部門的事，需要公司各體系共同參與，各負其職，否則很難深入。

第四，信息化建設需要頂層設計、做好長遠規(guī)劃，要把“真正解決企業(yè)的實際問題，真正提高企業(yè)的盈利能力”作為核心目標，否則很容易走彎路。自2000年至今，中建二局三公司制定了兩個信息化五年規(guī)劃，八個信息化年度規(guī)劃，確保信息化建設方向始終符合公司戰(zhàn)略。

第五，信息化建設不宜好高騖遠，趕時髦，追概念，應腳踏實地的根據企業(yè)實際做建設，欲速則不達。

近幾年，中建二局三公司借助信息化管理手段，在施工項目管理方面取得了一定的成效，工作效率、規(guī)范管理、盈利能力等方面尤為突出。今后我們將繼續(xù)深化系統(tǒng)建設，努力用信息系統(tǒng)為公司創(chuàng)造更大的價值，為公司服務。